Ce projet, dont l’acronyme signifie Hybrid Electronic Curation, Transformation and Organization of Records, a pour objectif de modéliser la transformation, l’organisation et la préservation des documents et des dossiers hybrides (papier et numériques) dans les administrations fédérales belges. Deux chercheuses au Centre de Recherche Information, Droit et Société (CRIDS) de l’Université de Namur, Bénédicte Losdyck et Odile Vanreck nous en disent plus.

À quels défis doivent faire face les administrations ?

Bénédicte Losdyck : « Chaque structure administrative est confrontée à un environnement hybride de documents sur support papier, électronique ou numérisé. Une politique de gestion et de préservation des documents est indispensable. »

Qu’est-ce que l’e-gouvernement ?

B. L. : « C’est l’ensemble des technologies que le gouvernement met en place au bénéfice des administrations et des citoyens et les changements que ces technologies engendrent. »

Quel est l’objectif du projet ?

B. L. : « Il est d’aider les administrations dans la gestion de leurs documents. Le projet a pour but de fournir des instruments standards visant à faciliter l’implémentation d’une bonne politique de gestion documentaire. Nous travaillons à l’établissement de recommandations pour une administration électronique fiable, sécurisée et efficace. L’objectif final est de mettre à disposition des administrations fédérales des outils de gestion pertinents. »

Un exemple ?

B. L. : « Nous avons rencontré des acteurs de la police fédérale et locale afin de comprendre la manière dont ils gèrent les procès-verbaux de constatations d’infraction et pour qu’ils nous expliquent quels étaient les flux du procès-verbal papier et comment celui-ci était conservé. »

Quels aspects sont concernés ?

Odile Vanreck : « Le projet va fournir des lignes de conduite respectueuses de la législation en vigueur avec des suggestions de procédures de numérisation de documents et de dossiers, des politiques d’évaluation et de sélection après numérisation, des schémas de métadonnées et des plans de classement, mais également des politiques pour la gestion des documents. »

Quelles sont les grandes étapes du projet ?

O. V. R. : « Lancé en mai 2014, le projet s’étend sur quatre ans et autour de quatre grandes étapes : analyse du contexte historique, analyse de terrain sur base de cas d’études pertinents, modélisation fonctionnelle pour la gestion des documents et valorisation et diffusion des résultats. »

Quels sont les partenaires ?

B. L. « L’Université de Namur, en charge de la coordination du projet, renommée pour son expertise en droit des technologies de l’information et de la communication, l’Université de Montréal, partenaire international, l’ULB pour les sciences de l’information et de la communication, et les Archives générales du Royaume. »

 

www.hector-project.be