Optimiser ces facteurs est donc essentiel.

 

En matière de gestion de l’immobilier professionnel, quel est le constat ? 

Xavier Orts, Managing Director d’Aremis : « Un poste de travail dans un centre-ville coûte entre 8 500 et 10 000 euros par an. Au moins 50 % sont liés à la surface, aux loyers, aux charges et aux taxes. Le reste concerne les services aux bâtiments et aux occupants (nettoyage, maintenance, etc.). La gestion du nombre de postes de travail et du pourcentage de postes attribués est souvent un casse-tête qui engendre un “gisement” de mètres carrés (avec une marge d’incertitude) de l’ordre de 15 % au-delà de la marge normale de flexibilité (de 5 à 10 %). On gère des situations complexes : des consultants vont et viennent, des employés sont en congé de maladie ou de longue durée... Or, un poste attribué est réellement occupé à 50 à 60 % du temps (réunions, déplacements, etc.), alors que seulement 11 % des postes sont partagés. »

 

Comment maîtriser la capacité et l’attribution des surfaces ?

« Seule une gestion rigoureuse des déménagements internes permet la maîtrise continue de la capacité et du taux d’attribution. Les déménagements internes sont souvent considérés comme un mal nécessaire. Or, ils demandent beaucoup de coordination pour être réalisés de manière fluide sans déranger les services. Il faut de la méthodologie pour arriver au bout du processus avec une information précise. Par exemple, sur 1 000 postes de travail, 850 sont affectés. Où se situent les 150 autres qui sont disponibles ? On ne peut avoir cette information à jour de manière constante que si le processus de déménagement est géré de manière professionnelle. C’est possible avec des outils, de la méthode et des logiciels spécifiques qui permettent d’arriver à une connaissance parfaite du nombre de postes attribués et de postes disponibles. On élimine ainsi petit à petit la marge d’incertitude de 15 %. »

 

Un autre axe d’optimisation ?

« Un autre axe qui, certes, demande une mise en question du fonctionnement de l’organisation plus importante, est la mutualisation de l’environnement de travail en le rendant plus performant. C’est le Nouveau Monde du Travail, qui doit se mettre en place avec discernement. Si, dans les pays anglo-saxons, la pratique est courante, y compris dans les organisations publiques, il n’en va pas encore de même chez nous. Les facteurs-clés du succès consistent à partir de la culture d’entreprise, à préparer les changements et à les gérer sur la durée après l’implémentation. » 

 

Quels sont les retours attendus ? 

« Ce sont une réduction de la surface d’environ 30 % et une flexibilité accrue. Dans un environnement de travail partagé, l’horizon est plus large que dans un bureau personnel. Sans oublier, last but not least, les économies d’énergie qui en découlent avec une réduction de 46 % de l’empreinte écologique. »